メールアドレス・招待リンク・CSV でメンバーを招待する
対象: 管理者 / マネージャー
メンバーを迎える方法は 3 つあります。基本はメールアドレスで招待メールを送る方法で、LINE などで手早く配るなら招待リンク、大人数なら名簿 CSV を使います。どれも「管理」の「メンバー管理」から 3 分で終わります。
1. メールアドレスで招待する
招待メールを受け取った人は、メールのボタンからサインインするだけで参加できます。招待は宛先のメールアドレス本人だけが使えるため、メールが転送されても他の人は参加できません。
- 「管理」を開き、「メンバー管理」を押します。「メンバー管理」画面が開きます。
- 「メンバーを招待」で「チーム」と「ロール」を選びます。ロールは「メンバー(書く側)」か「マネージャー(読む側)」です。
- 「メールアドレス」の欄に宛先を入れます。改行かカンマで区切ると複数の人をまとめて招待できます(1 回に 30 件まで)。
- 「招待メールを送る」を押します。送った人数と『招待メールを送りました』の案内が表示されれば完了です。
ヒント: 送る前に、参加後の課金人数の見込みが欄の下に表示されます。招待した時点では請求は変わらず、その人がサインインして参加した時点でメンバー数に加わります。無料トライアル中は請求がありません。
2. 招待リンクを発行して共有する
招待リンクは、受け取った人がサインインするだけで参加できる URL です。LINE のグループに貼るなど、現場でまとめて配りたいときに使います。
- 「メンバーを招待」で「チーム」と「ロール」を選び、「リンクで招待する(LINE などで共有)」を押して開きます。
- 「招待リンクを発行」を押すと、リンクが画面に表示されます。
- 「リンクをコピー」を押し、LINE やメールに貼り付けて相手に渡します。「招待リンクをコピーしました」と表示されれば完了です。
注意: リンクが画面に出るのは発行した直後の 1 回だけです。リンクは推測できない長い文字列で、有効期限は 7 日間、1 本から参加できるのは 50 名までです。期限内でも一覧の「失効させる」を押すと、そのリンクからは参加できなくなります。
3. CSV で大人数をまとめて招待する
名簿があるときは、CSV を読み込んで未参加の人にだけ招待メールをまとめて出せます。1 回に読み込めるのは 500 行までです。
- 「メンバー管理」画面の「CSV で一括招待(大人数向け)」を開き、「テンプレート CSV をダウンロード」で書式を確かめます。
- 名前とメールアドレスを入れた CSV を用意し、「チーム」と「ロール」を選んでファイルを選びます。
- 「内容を確認する」を押すと、招待・参加済み・招待済み・エラーの件数が一覧で出ます。この段階ではまだ何も届きません。
注意: 次の操作で招待メールが実際に送信されます。宛先と件数を確かめてから押してください。
- 「招待を確定して送信する」を押します。「結果 CSV をダウンロード(招待リンク付き)」が表示されれば完了です。
うまくいかないときは
- 招待した人からリンクが開けないと言われる? — 期限切れ・失効・利用上限のどれかです。招待リンクが使えない・参加できない を見て招待し直します。
- 招待メールが届かない? — 迷惑メールフォルダを確かめます。無ければ同じ宛先にもう一度「招待メールを送る」を押すと、新しいリンクで再送されます。
- 「この招待は別のメールアドレス宛です」と出る? — 受け取ったアドレスと違うアカウントでサインインしています。「別のアカウントでサインインする」を押し、受け取ったアドレスでサインインし直してからメールのボタンを開きます。
よくある質問
- メールで招待した人はいつ課金対象になりますか? — サインインして参加した時点です。招待しただけでは人数に入りません。
- 招待リンクは安全ですか? — 推測できない長い文字列で、7 日で自動失効し、いつでも失効できます。参加した人はメンバー一覧で確認・無効化できます。特定の人だけを招くときはメールアドレスでの招待を使います。
- 招待された人はどこから始まりますか? — メールのボタンかリンクを開いてサインインし、「お名前(日報に表示されます)」を入れて「参加する」を押すと、そのまま記入画面に進みます。
- 招待したあとにチームやロールを変えられますか? — 変えられます。ロールとチームを設定する で変更します。
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- ロールとチームを設定する — 参加した人のロールとチームを整えます。
- テンプレートの項目を追加・編集する — 会社に合った日報の項目に整えます。